Informes sobre contactos

Creación de listas

Capsule utiliza el término Lista para la notificación de contactos. Esta sección explica cómo crear Listas y sus usos.

Hay dos pasos para crear una lista de contactos:

1. Filtrando para obtener los contactos que quieras en la lista.
2. Clasificar y ordenar la información de tu lista.

Una vez creada la lista, se puede guardar y ejecutar el mismo informe más adelante con los mismos filtros y estructura.

Filtrar para obtener los contactos que quieras en tu informe

Para seleccionar los contactos que quieres incluir en tu informe, puedes agregar una serie de filtros que reduzcan tus contactos a la lista que quieras:

1. Ve a Personas y organizaciones.
2. Haz clic en Etiqueta o Nombre para filtrar por las etiquetas aplicadas a tus contactos o por su nombre.
3. Para agregar más filtros, haz clic en la opción Más filtros. Sigue agregando tantos filtros como sea necesario para conseguir la lista de contactos que quieras.
   Puedes agregar un filtro por cualquier dato que tengas registrado en tus contactos, como la dirección de correo electrónico, los campos personalizados o la fecha de la última actualización de los contactos.
   Cada filtro agregado tiene un AND implícito entre ese y cualquier otro filtro utilizado.
4. Cada condición de filtrado tiene su propio conjunto de “operadores”. Por ejemplo, al filtrar un campo de texto, puede utilizar “es” o “contiene”. Por ejemplo, al filtrar un campo de fecha, puede utilizar “es anterior a” o “es posterior a”.
   
   .
5. Haz clic en Aplicar y verás todos los contactos que coinciden con tu(s) filtro(s).

Filtrar personas en función de sus organizaciones vinculadas

Para determinados campos, como el nombre, las etiquetas y los campos personalizados, puedes filtrar una lista de personas en función de los datos que tengas registrados en sus organizaciones vinculadas. Por ejemplo, esto es útil cuando trabajas con empresas que has clasificado por sectores y quieres enviar por correo electrónico o exportar una lista de todas las personas que trabajan para esas empresas.

Para utilizar estos filtros:

1. Haz clic en Más filtros.
2. Haz clic en la flecha situada junto a las palabras “Más opciones”.
3. Marca la casilla Filtrar en función de las propiedades de la organización asociada
   

Filtrar contactos con tareas, proyectos y oportunidades vinculados

Cuando necesites encontrar todos los contactos que tengan tareas abiertas vinculadas a ellos o que estén vinculados al menos a una oportunidad, puedes hacer lo siguiente:

1. Ve a Personas y organizaciones.
2. Haz clic en Más filtros y filtra por [Tiene tareas abiertas], [Tiene proyectos] o [Tiene oportunidades].
   
3. Si has seleccionado [Tiene proyectos] o [Tiene oportunidades], puedes limitar la búsqueda a las oportunidades abiertas, cerradas y ganadas o perdidas.
4. Haz clic en Aplicar para ver todos los contactos que coinciden con el filtro que has seleccionado.

Como siempre, puedes combinar este filtro con cualquiera de los otros disponibles.

Filtrar contactos utilizando varios valores

A veces es necesario encontrar contactos basándose en un rango de valores, por ejemplo, un rango de etiquetas diferentes. Quizás busques contactos que estén etiquetados como Cliente, Miembro o Proveedor. Para ello, utiliza las casillas de verificación situadas junto a cada etiqueta en un único filtro. Así es como funcionaría:

1. Ve a Personas y organizaciones.
2. Haz clic en el filtro Etiqueta.
3. Ahora marca la casilla junto a cada una de las etiquetas que quieres utilizar en el filtro y haz clic en Aplicar.
4. Esto te dará una lista de todos los contactos que están etiquetados como Cliente, Miembro o Proveedor o cualquier combinación de estas etiquetas.
5. Puedes utilizar un método similar para otros campos.

Filtrar contactos por equipo

Si estás utilizando los planes Growth, Advanced o Ultimate de Capsule, tal vez quieras filtrar tu lista de contactos por equipos.

1. Ve a Personas y organizaciones.
2. Haz clic en Más filtros y selecciona Equipo
3. Marca la casilla de los contactos de equipo(s) que quieras ver y haz clic en Aplicar.

Ordenación y reordenación de columnas en el informe

Ordenación:

Al visualizar una lista de contactos, puedes cambiar el orden en que se muestran. Para ello:

1. Haz clic en el botón Ordenar por situado en la parte superior de la lista.
   
2. Haz clic en la opción por la que quieras ordenar y listo.

Una vez ordenada la lista, al hacer clic en los encabezados de las columnas se cambia el “sentido de la ordenación”: por ejemplo, si estás ordenando por “Nombre”, al hacer clic en el encabezado de la columna correspondiente cambiará de A-Z a Z-A.

Agregar y eliminar columnas

Al ver tus contactos en la lista, puedes elegir qué detalles mostrar o no:

1. Haz clic en el botón Columna de la esquina superior derecha.
   
   un
2. Ahora marca o desmarca las casillas junto a las columnas que quieras ver o no ver, respectivamente.

Reordenación de columnas

Para cambiar el orden de las columnas, haz clic y mantén en el encabezado de la columna y arrástralo a la posición que quieras.

Utilizar una lista de contactos

Hay varias acciones masivas que puedes aplicar a una lista de contactos:

• Exportar un grupo de contactos
• Enviar un correo electrónico a un grupo de contactos
• Agregar una etiqueta a un grupo de contactos
• Agregar una nota a un grupo de contactos
• Eliminar un grupo de contactos

Puedes marcar la casilla situada junto a cada contacto para preparar una acción masiva. O, si quieres realizar una acción en toda la lista, deja todos los contactos sin seleccionar y todas las acciones masivas que realices serán para toda la lista.

Enviar un correo electrónico a una lista de contactos

Cuando necesites enviar un correo electrónico a una lista de contactos, puedes filtrar los contactos en Capsule y, a continuación, utilizar el botón Correo electrónico situado en la parte superior de la lista y elegir la opción Enviar correo electrónico a esta lista.

Capsule no envía correos electrónicos, pero genera a partir de tus contactos una lista de destinatarios que puedes utilizar en tu propio cliente de correo electrónico. Puedes hacer clic en el enlace de Capsule para acceder directamente a tu cliente de correo electrónico predeterminado.

Para obtener resultados más profesionales, te sugerimos que utilices un servicio de marketing por correo electrónico. Este servicio suele incluir:

• Un diseñador de correo electrónico para crear boletines profesionales
• Una herramienta para comprobar que tu boletín de noticias se ve bien en diferentes sistemas de correo electrónico como Outlook, Gmail, etc.
• Gestión de suscriptores para que los destinatarios puedan optar por darse de baja (requisito legal en la mayoría de los lugares).
• Herramientas de elaboración de informes sobre aperturas de correo electrónico, clics, etc.

Capsule se integra perfectamente con Transpond, que es uno de los servicios de marketing por correo electrónico más populares.

Si utilizas otro servicio de marketing por correo electrónico, puedes exportar tus contactos a un archivo CSV e importarlo a ese servicio o utilizar Zapier para automatizar el proceso de agregar contactos desde Capsule al servicio de marketing por correo electrónico que elijas.

Asignación de contactos en masa a un equipo

Además de las acciones en masa antes descritas, los clientes de los planes Growth, Advanced y Ultimate pueden asignar contactos en masa a un responsable y/o a un equipo.

Al asignar contactos a una persona responsable o a un equipo, se te pedirá que elijas si quieres o no asignar registros relacionados para estos contactos. Los registros relacionados son todas las oportunidades o proyectos abiertos vinculados a los contactos.

Guardar un informe de contacto

Si has creado una lista a la que te gustaría volver, puedes guardarla fácilmente.

1. Haz clic en el menú desplegable Listas guardadas.
2. Desde ahí, utiliza la opción Guardar lista como.
3. Dale un nombre a la lista y elige si quieres compartirla con los demás usuarios de Capsule o guardarla solo para ti.
   Cuando guardas una lista en Capsule estás guardando los filtros de la lista. La lista guardada es dinámica, lo que significa que los contactos nuevos o actualizados que coincidan con los filtros de una lista guardada se mostrarán la próxima vez que la veas.

Para ver una lista guardada, regresa a Personas y organizaciones y, desde allí, utiliza el menú desplegable Listas guardadas para encontrarla.

Modificar un informe de contacto

Si ya tienes una lista guardada que quieres cambiar:

1. Ve a Personas y organizaciones Listas guardadas. Selecciona una lista guardada.
2. Cuando veas la lista, actualiza los filtros a lo que necesites.
3. Cuando esté lista, vuelve a hacer clic en el menú desplegable Listas guardadas y, esta vez, selecciona la opción Guardar cambios.

Deshacer actualizaciones de los filtros de la lista

Si te has equivocado al actualizar la lista, puedes utilizar el enlace Deshacer cambios para deshacer las modificaciones realizadas.

Cambiar el nombre de una lista

Por el momento no hay forma directa de renombrar una Lista. En su lugar, debes utilizar la opción de modificar la lista, volver a guardarla con el nuevo nombre y eliminar la lista antigua.

Eliminar un informe de contacto

Si tienes una lista guardada que ya no necesites, elimínala.

1. Ve a Personas y organizaciones y selecciona una lista guardada en el menú desplegable.
2. En ese mismo menú desplegable, utiliza la opción Eliminar esta lista.
3. Confirma la eliminación.
   Para eliminar una lista tienes que ser administrador de tu cuenta de Capsule.