Entender los contactos
Los contactos de Capsule son algo más que una página de tu agenda. Además de capturar direcciones y números de teléfono, también guardan y gestionan información como notas, correos electrónicos, archivos y tareas. Capsule separa los contactos en dos tipos, persona y organización.
- Los registros de persona pueden ser independientes o pueden estar vinculados a una organización a la que estén asociados. En estos registros, puedes capturar la información personal del contacto, como números de teléfono, direcciones de correo electrónico y puestos, utilizando los campos estándares de Capsule. Se pueden configurar campos personalizados para capturar características únicas. La pestaña Historial ofrece una vista cronológica de tu interacción con el contacto mediante el uso de notas y el almacenamiento de los correos electrónicos que envías y recibes.
- Los registros de organización pueden ser una entidad independiente o tener uno o más registros de persona vinculados a ellos. Se utilizan sobre todo para empresas, grupos o clubes. Una vez más, la información estándar, como direcciones y números de teléfono, puede ampliarse para captar información exclusiva mediante la personalización.
Una persona solo puede pertenecer a una organización; sin embargo, una organización puede tener muchos registros de persona vinculados a ella.
El historial de los registros de persona también se muestra en su organización vinculada. Así se obtiene una vista completa de todas las conversaciones que se han producido entre las distintas personas y departamentos de una empresa en un solo lugar.
Cuando los contactos de persona y organización están vinculados de esta manera, también te permitirá informar sobre personas concretas basándote en las propiedades de su organización.
Si estás agregando una persona y su organización vinculada a tu cuenta, se contarán como dos registros separados y contarán para el límite de contactos establecido para el plan en el que te encuentres.
¿Quién es responsable de un contacto?
De forma predeterminada, cuando agregas un nuevo registro de contacto a Capsule, se te asignará a ti. Si no estás en un equipo predeterminado, el registro se te asignará a ti, el responsable del contacto.
Al agregar manualmente un nuevo contacto, verás la opción de asignarlo a un responsable diferente. Selecciona el menú desplegable de la parte inferior derecha de la pantalla para asignarlo a un responsable. Si no se selecciona ningún responsable, la persona que crea el contacto se establece como responsable de forma predeterminada.
Puede asignar la responsabilidad de un contacto a un usuario solamente, a un equipo solamente o a un usuario dentro de un equipo.
Al utilizar “Asignar a un responsable”: si el responsable que eliges pertenece a varios equipos, puedes elegir cuál de sus equipos quieres incluir.
Actualizar al responsable del contacto
Cómo cambiar al responsable de un contacto
Si necesitas cambiar el usuario o equipo al que está asignado un contacto en particular:
- Ve a la ficha de contacto.
- Selecciona Editar.
- En el menú desplegable de Responsable y equipo, selecciona el nombre del nuevo responsable.
Cómo asignar varios contactos a un usuario o equipo
Los administradores pueden reasignar varios contactos a otro usuario/equipo desde la página Personas y organizaciones. Para ello:
- Ve a la página Personas y organizaciones
- Filtra o utiliza las casillas de verificación para seleccionar los contactos que quieras reasignar.
- Una vez que te parezca bien la selección, haz clic en el botón “Asignar”.
- Selecciona esta opción para asignar el contacto a otro responsable o equipo.
- Al reasignar contactos, también tendrás la opción de reasignar tus oportunidades y proyectos relacionados utilizando la casilla de verificación.
seleccionar contactos y asignarles un responsable
No hay forma de deshacer la asignación masiva de contactos. Es importante comprobar el número de contactos que se reasignan y realizar el cambio con cuidado.