Las hojas de cálculo han sido durante mucho tiempo una herramienta de confianza para empresas de todos los tamaños, y con buena razón. Son extremadamente versátiles y capaces de rastrear y analizar todo tipo de datos. Para muchas compañías, una hoja de cálculo es su solución predilecta para cualquier trabajo relacionado con datos.
Sin embargo, a medida que las empresas crecen, también lo hacen los desafíos. Gestionar clientes y flujos de ventas en una hoja de cálculo puede parecer un trabajo de tiempo completo, especialmente cuando tienes que lidiar con más trabajo administrativo y otras tareas que consumen mucho tiempo.
Aquí es donde el customer relationship management (CRM) software entra en juego. Cuando las hojas de cálculo comienzan a fallar, los CRM como Capsule ofrecen una forma más sencilla y ordenada de gestionar tus datos más importantes. Ya sea que estés cultivando relaciones con clientes, pronosticando ventas futuras, o analizando el rendimiento del equipo, un CRM lo hace fácil.
En esta publicación, aprenderás algunas de las diferencias importantes entre las hojas de cálculo y los CRM, junto con los beneficios que se obtienen al cambiar a un CRM como Capsule.
¿Son suficientemente flexibles las hojas de cálculo?
No se puede negar el atractivo inicial de las hojas de cálculo. Herramientas como Excel o Google Sheets son simples en teoría, además generalmente puedes comenzar a usarlas gratuitamente (o como parte de un conjunto de herramientas que ya estás utilizando), razón por la cual tantos negocios comienzan utilizándolas.
¿Necesitas una manera rápida de seguir la pista a las cifras de ventas? ¿Quieres organizar tu lista de contactos de clientes? Las hojas de cálculo pueden encargarse de eso. Los usuarios pueden añadir registros, utilizar diversas fórmulas y analizar los resultados para adaptarlos a sus necesidades específicas.
Sin embargo, las hojas de cálculo comienzan a mostrar sus limitaciones a medida que tu negocio crece. Lo que funciona para un equipo de dos puede tener dificultades con equipos más grandes. A medida que aumenta el número de filas y columnas, se vuelve más difícil organizar y encontrar toda la información que necesitas.
Uno de los mayores problemas con las hojas de cálculo es la dependencia de la entrada manual de datos. Cada actualización, cada corrección, todo requiere la intervención humana. Esto puede consumir mucho tiempo e incrementar la posibilidad de que errores se filtren en tu trabajo. Una coma fuera de lugar o una celda eliminada accidentalmente pueden arruinar tu hoja de cálculo, llevando a informes incorrectos y socavando gravemente tu capacidad para tomar decisiones basadas en datos.
Por qué las hojas de cálculo no están hechas para gestionar relaciones
Las hojas de cálculo son excelentes para almacenar información básica, pero cuando se trata de gestionar relaciones con clientes, no son suficientes. Puedes registrar el nombre de un cliente, su número de teléfono, la última vez que realizó una compra y otra información similar, pero al final estás mirando una entrada estática en un mar de datos.
Una relación se construye sobre más. Se construye sobre todos esos pequeños detalles e interacciones que se suman para darte un entendimiento más profundo de la persona detrás de los datos. Cuando usas una hoja de cálculo, seguir todas esas conversaciones, como llamadas telefónicas, correos electrónicos y notas de reuniones, se vuelve difícil (si no imposible). A medida que los datos crecen, ofrecer experiencias personalizadas al cliente se convierte más en un juego de adivinanzas que en una estrategia informada.
Los CRM como Capsule están específicamente diseñados para rastrear y cultivar las relaciones con los clientes a lo largo del tiempo. En lugar de simplemente registrar datos brutos, un CRM registra cada interacción con cada contacto, ofreciéndote una visión completa de 360 grados de tu historial de relaciones. Desde la toma de contacto inicial hasta la venta final, cada punto de contacto se registra y es fácilmente accesible.
Capsule también puede enriquecer tus datos, proporcionándote detalles adicionales para completar los espacios en blanco y obtener una imagen completa de cada contacto y su negocio.
Desde allí, el siguiente paso es segmentar a tus clientes en grupos significativos para realizar un alcance dirigido y campañas de marketing personalizadas. En una hoja de cálculo, tendrás que ordenar y filtrar manualmente los datos, a menudo utilizando fórmulas complejas para dividir tus contactos en grupos específicos. Incluso un pequeño error en una fórmula puede alterar todo el proceso.
Capsule facilita la segmentación de clientes. Puedes agrupar a los clientes por historial de compras, ubicación o cualquier criterio personalizado que definas, sin el dolor de cabeza de fórmulas y filtrado. Esto permite a tu equipo personalizar el alcance y los esfuerzos de marketing para grupos específicos de clientes, mejorando la participación e impulsando las ventas sin gastar horas en clasificación manual.
Seguimiento de ventas y proyección en una hoja de cálculo frente a un CRM
Cuando se trata de hacer seguimiento a tu canal de ventas, las hojas de cálculo simplemente no son lo mejor. Claro, puedes ingresar tus datos de ventas y quizás incluso codificar ciertas celdas con colores, pero eso difícilmente te proporciona una visión clara y accionable del progreso de tus ventas. Te quedas actualizando manualmente cada entrada, desplazándote por interminables puntos de datos e intentando comprender en qué etapa se encuentra cada acuerdo. Esto solo se vuelve más difícil a medida que tu canal de ventas crece.
Las hojas de cálculo simplemente carecen de las herramientas visuales dinámicas necesarias para seguir el progreso de los clientes potenciales, oportunidades y acuerdos en tiempo real. Proporcionan datos brutos, pero sin contexto ni claridad, lo que dificulta identificar los cuellos de botella en el proceso de ventas o reconocer qué acuerdos necesitan atención inmediata.
En contraste, los CRM como Capsule están diseñados pensando en el seguimiento de ventas. Capsule te ofrece un pipeline de ventas visual con una visión panorámica de cada negociación en curso. Puedes ver exactamente en qué punto se encuentra cada prospecto, qué tan avanzados están en el proceso de compra y cuáles son los próximos pasos que necesitas seguir para cerrar la venta.
Ya sea que un trato esté en la fase de contacto inicial, negociación o listo para cerrarse, puedes seguir fácilmente su progreso sin tener que examinar filas de datos de hojas de cálculo. El pipeline visual también facilita la identificación de dónde los tratos podrían estar atascándose.
Por ejemplo, si varios tratos se estancan en la misma etapa, puedes tomar medidas para abordar posibles obstáculos. Además, Capsule ofrece informes y perspectivas que te ayudan a identificar tendencias, como qué productos o servicios tienen buen rendimiento y dónde podrían optimizarse tus esfuerzos de ventas.
Las hojas de cálculo son reactivas, lo que requiere que busques información, mientras que los CRM como Capsule son proactivos. Te alertan automáticamente cuando las negociaciones requieren atención, te notifican sobre las tareas próximas e incluso te ayudan a priorizar los prospectos basándose en la probabilidad de cierre. Esto permite que tu equipo de ventas pase menos tiempo gestionando datos y más tiempo haciendo lo que mejor saben hacer: construir relaciones y cerrar acuerdos.
¿Qué es más seguro, las hojas de cálculo o un CRM?
Cada vez que manejas información sensible de clientes, la seguridad y el cumplimiento deben ser una prioridad principal. Desafortunadamente, las hojas de cálculo no están diseñadas pensando en la seguridad de los datos. Ya sea que uses Excel o Google Sheets, el riesgo de exponer datos sensibles de los clientes aumenta a medida que más personas tienen acceso al documento.
Las hojas de cálculo son fáciles de duplicar, compartir y descargar, lo que dificulta controlar quién ve qué. Una simple acción de “copiar y pegar” puede transferir información crítica del cliente a una ubicación insegura, dejando su negocio vulnerable a violaciones de datos.
Las regulaciones como GDPR exigen que las empresas tengan procesos estrictos para la gestión de datos de los clientes. Sin esos procesos, se puede ser inadvertidamente no conforme y estar expuesto a multas costosas o acciones legales.
Capsule está diseñado con la seguridad de los datos y el cumplimiento en mente, para que puedas estar seguro de que la información de tus clientes está protegida y gestionada correctamente.
Puedes controlar quién tiene acceso a diferentes tipos de datos. Los equipos de ventas, atención al cliente, y los gerentes pueden tener distintos niveles de permisos, asegurando que la información sensible solo sea vista por aquellos que la necesitan.
Capsule también utiliza cifrado para mantener seguros los datos de los clientes, tanto en tránsito como en reposo, agregando una capa adicional de protección.
Optimizando tu trabajo con software CRM
Como hemos visto, trabajar con hojas de cálculo requiere mucho trabajo manual. Incluso si se encuentra la fórmula perfecta, todavía se necesita una persona que la introduzca. Cada entrada y actualización consume tiempo y aumenta la posibilidad de errores.
Ir más allá de la gestión de datos, es difícil obtener la información que necesitas de la hoja de cálculo y usarla en tus otras tareas, como enviar correos electrónicos de seguimiento o actualizar detalles de posibles clientes. Esto puede obstaculizar la eficiencia de tu equipo, impidiéndoles concentrarse en tareas de mayor valor.
Los CRM como Capsule cuentan con potentes herramientas de automatización de flujos de trabajo para abordar tareas repetitivas, liberando a tu equipo para que se concentre en lo que realmente importa. Capsule puede recordarte automáticamente cuándo es el momento de hacer seguimiento con un cliente, programar una reunión o avanzar en una negociación.
Capsule también ofrece integraciones sin interrupciones con una amplia gama de herramientas que tu equipo ya utiliza – plataformas de marketing por correo electrónico, software de contabilidad, herramientas de asistencia técnica, y más. Los datos pueden fluir libremente entre sistemas sin necesidad de entrada manual, reduciendo el riesgo de inconsistencias y errores.
Con estas características de automatización e integración, Capsule CRM reduce el tiempo y esfuerzo requerido para gestionar los datos de clientes y crea un flujo de trabajo más suave y conectado. Todo, desde los seguimientos hasta la facturación, puede ser automatizado, rastreado y optimizado dentro de un único sistema, permitiendo que tu negocio opere con mayor eficiencia que nunca antes.
Entre hojas de cálculo y CRM, hay un claro ganador
Seamos claros: las hojas de cálculo son una herramienta poderosa y flexible. En manos adecuadas, pueden utilizarse para analizar todo tipo de datos de todas las maneras posibles. Sin embargo, a menos que quieras pasar la mayor parte de tu día dominando Excel o Google Sheets, el software CRM ofrece características más potentes en una plataforma fácil de usar.
La gestión de contactos de Capsule, la automatización integrada, la seguridad robusta y las características de cumplimiento aseguran que su negocio pueda gestionar las operaciones diarias de manera eficiente a medida que crece a nuevos niveles.
Incluso para las empresas con un presupuesto limitado, pueden utilizar un CRM con un plan gratuito para gestionar a los clientes y optimizar sus procesos de trabajo. Con todas las herramientas que su negocio necesita para crecer y prosperar, Capsule le permite concentrarse en lo más importante: construir relaciones duraderas con sus clientes e impulsar el éxito a largo plazo.
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