Cómo usar Proyectos

Cómo agilizar Proyectos usando las tareas y los hilos

Dependiendo de lo que necesites que se haga, puedes agregar tareas individuales o usar un conjunto predefinido de tareas dentro de un Hilo para tener flujos de trabajo más estandarizados.

Gestiona tus asuntos pendientes de proyectos o eventos, como enviar una factura o pedir materiales usando la función de Tareas. Las tareas también pueden ser repetidas, así que si se trata de algo que haces cada mes, puedes programar que tu tarea se repita cada mes.

Las Tareas se pueden agregar sobre la marcha haciendo clic en el botón Agregar tarea que está al lado derecho de un proyecto.

Los Hilos son un conjunto predefinido de tareas exclusivas de tu negocio. Pueden aplicarse rápidamente a un Proyecto y permiten que veas todas las tareas relevantes que debes terminar para cumplir con tus fechas límite.

Puedes aplicar un hilo existente a un Proyecto:

• Al seleccionarlo de la casilla del menú desplegable del Hilo cuando creas un Proyecto.
• Cuando ves un registro de un Proyecto, verás la opción Agregar hilo.

Cuando agregas un hilo a un Proyecto, el sistema te puede pedir que selecciones una fecha de finalización para que las tareas de la lista estén completamente terminadas. A las tareas dentro de este hilo se les asignarán fechas de vencimiento con base en la fecha seleccionada para cumplir tus metas.

Tareas inactivas en un Proyecto

Al cerrar un Proyecto, todas las tareas y los hilos abiertos se volverán inactivos. Se eliminarán de tu próxima lista de tareas y del calendario. Si reabres el Proyecto, entonces las tareas volverán a activarse.

Si se agrega una tarea o hilo a un Proyecto después de haberse cerrado, las tareas se aplicarán y estarán activas.

Cómo guardar correos electrónicos en Proyectos

Centraliza todas las comunicaciones de un proyecto o evento usando el buzón Dropbox del correo. El buzón Dropbox del correo te permite guardar correos electrónicos fácilmente en los Proyectos existentes o hasta crear nuevos.

Si quieres adjuntar un correo electrónico a un Proyecto que ya existe, sólo necesitas enviarlo con copia a la dirección única del buzón Dropbox del correo cuando envíes o reenvíes mensajes.

Puedes encontrar la dirección única del buzón Dropbox en el cuerpo principal del proyecto, si aún no tiene notas o correos electrónicos registrados.

Si el Proyecto ya tiene actividad registrada, puedes encontrar la dirección del buzón Dropbox del correo al hacer clic en Menú de Acciones Adjuntar un correo electrónico.

Cómo registrar tu actividad en Proyectos

Proyectos te permite guardar las notas de todas tus reuniones y llamadas en un solo lugar para darte una imagen de todo el proyecto o evento de un vistazo. Es ideal para recordar el resultado de tus propias reuniones y para mantener a tus colegas alineados cuando varias personas colaboran en un proyecto.

Puedes empezar a registrar tus notas y llamadas en un Proyecto usando el botón Registrar actividad. Aquí seleccionarás el tipo de actividad que se lleva a cabo y dejarás cualquier comentario relevante. La actividad registrada también incluye la hora, lo que te da un cronograma claro de las acciones realizadas.

Si tienes archivos que quieres complementar con notas y llamadas, puedes guardarlas en Capsule mientras registras la actividad arrastrándolas al área del archivo o usando el botón Explorar. Lee más de esto aquí.

Cómo enviar correos electrónicos a la lista de contactos vinculados a un proyecto

Si tienes varios contactos vinculados a un mismo proyecto, tal vez quieras asignar actividades en bloque a estos contactos. Por ejemplo, si estás usando un Proyecto para una campaña de marketing, puedes enviar un mismo correo electrónico a todos los contactos que han mostrado interés y están vinculados al Proyecto. O tal vez prefieras etiquetar a todos los contactos vinculados al Proyecto para categorizarlos.

Para cualquier acción en bloque, primero necesitas ver los contactos en una lista. Para hacer esto, haz clic en Abrir como lista. Una vez presentado en una lista, puedes usar las opciones del lado derecho para exportar los contactos, enviar un correo electrónico, agregar una nota o aplicar una etiqueta.

Cómo adjuntar archivos a Proyectos

Como los proyectos se han designado como un área de gestión de trabajo, es probable que les adjuntes archivos. Puedes adjuntar archivos a un Proyecto como sigue:

1. Abrir el registro del Proyecto y hacer clic en la pestaña Archivos > Adjuntar.
2. Arrastra el archivo al área de archivos o haz clic en el botón Explorar para seleccionar un archivo cuando registres una nueva actividad o edites una ya existente en un Proyecto.

Estos archivos adjuntos pueden encontrarse en una lista en la pestaña de Archivos.

Cómo vincular Proyectos a Oportunidades

Obtener una venta a menudo es el inicio de un proyecto. La función Proyectos te permite gestionar la siguiente etapa del proceso. Puedes vincular un Proyecto a una Oportunidad para cerrar los vacíos entre las actividades previas y posteriores a la venta.

Para ello:

1. Haz clic en el menú de Acciones que está junto al nombre del proyecto
2. Selecciona Vincular oportunidad
3. En el campo de búsqueda, escribe el nombre de la Oportunidad o del contacto principal de una Oportunidad
4. Una vez seleccionado, haz clic en Vincular.

Ahora, cuando veas el proyecto, encontrarás los detalles de la oportunidad vinculada al lado izquierdo. Podrás dar a tu equipo una descripción completa del proyecto en el que están trabajando.

Es posible vincular varios Proyectos a una Oportunidad. Al ver la oportunidad, todos los proyectos vinculados aparecerán en una lista en la pestaña de Proyectos.

Cómo filtrar proyectos

La vista de lista de Proyecto te permite filtrar solo la información que necesitas. Como norma, Capsule tiene una cantidad limitada de listas de proyectos que puedes usar. Las puedes encontrar en Proyectos > Listas guardadas.

Tú decides cómo prefieres usar esta lista. Por ejemplo, tal vez quieras exportarla o etiquetar todos los Proyectos de la lista.

Al igual que con las listas estándar, tal vez quieras crear tus propias listas personalizadas. Por ejemplo, filtrar todos los proyectos que tengan una etiqueta determinada.

Puedes guardar las listas personalizadas seleccionando Guardar lista que está debajo de los filtros de la lista. Puedes decidir si esta lista estará disponible sólo para ti o para todos los usuarios de Capsule.

Esta lista se puede hacer disponible en el menú desplegable de las Listas guardadas.

Para exportar una lista de proyectos:

1. Ve a Proyectos
2. Escoge una lista existente o crea una nueva usando tus propios filtros
3. Selecciona el botón Exportar que está en el lado superior derecho de la lista
4. En el cuadro que aparece, selecciona tu plantilla de columna y tipo de archivo:

• CSV: los archivos CSV son útiles si buscas usar el archivo para fusionar correos o si quieres importarlo a otra herramienta.
• Excel: los archivos de Excel son mejor opción si sólo quieres ver, editar o compartir el archivo con otras personas.

5. Por último, selecciona Exportar