Cómo usar Proyectos

Cómo optimizar Proyectos utilizando Tareas y Rutas

Dependiendo de lo que necesites realizar, puedes añadir Tareas independientes o usar un conjunto predefinido de tareas en un Track para flujos de trabajo más estandarizados.

Gestiona tus tareas pendientes para proyectos o eventos como enviar una factura o pedir materiales usando Tareas. Las Tareas también pueden ser repetitivas, así que si esto es algo que haces mensualmente puedes configurar tu tarea para que se repita cada mes.

Las tareas se pueden agregar al instante haciendo clic en el botón Agregar Tarea que se encuentra en el lado derecho de un Proyecto.

Las pistas son un conjunto predefinido de tareas únicas para su negocio. Se pueden aplicar rápidamente a un Proyecto y permiten ver todas las tareas relevantes a completar para cumplir con sus plazos.

Puedes aplicar una Pista existente a un Proyecto:

• Al seleccionarlo del cuadro desplegable Track al crear un Proyecto por primera vez.
• Al ver un registro de Proyecto verás la opción de Añadir Pista.

Cuando agregues una Pista a un Proyecto, se te puede pedir que selecciones una fecha de finalización para cuando desees que se completen las tareas de la lista. Las tareas dentro de esta Pista se les asignarán fechas de vencimiento basadas en la fecha seleccionada para cumplir tus objetivos.

Tareas inactivas en un proyecto

Al cerrar un Proyecto, cualquier Tarea y Rastreo abiertos se volverán inactivos. Serán eliminados de tu lista de Tareas próximas y del Calendario. Si vuelves a abrir el Proyecto, entonces las tareas se activarán de nuevo.

Si se agrega una Tarea o Pista a un Proyecto después de que se haya cerrado, las tareas se aplicarán y estarán activas.

Cómo almacenar correos electrónicos en Proyectos

Centraliza todas las comunicaciones de un proyecto o evento utilizando el Buzón de Correo. El Buzón de Correo te permite almacenar correos electrónicos fácilmente en Proyectos existentes o incluso crear unos completamente nuevos.

Si deseas adjuntar un correo electrónico a un Proyecto que ya existe, solo necesitarás poner en copia oculta (BCC) la dirección única de Mail Drop Box al enviar/reenviar correos electrónicos.

Puedes encontrar la dirección única del buzón de entrega en el cuerpo principal del Proyecto si aún no tiene notas o correos electrónicos registrados en él.

Si el Proyecto ya tiene actividad registrada, puedes encontrar la dirección del Buzón de Correo haciendo clic en el Actions menuAttach an Email

Cómo registrar tu actividad en proyectos

Los proyectos te permiten mantener todas tus notas de reuniones y llamadas en un solo lugar, creando una imagen completa del proyecto o evento de un vistazo. Ideal para recordar los resultados de tus propias reuniones y para mantener a tus colegas alineados cuando varias personas colaboran en un proyecto.

Puede comenzar a registrar sus notas y llamadas en un Proyecto utilizando el botón de Registrar Actividad. Aquí seleccionará el tipo de actividad realizada y dejará cualquier comentario relevante. La actividad registrada también lleva una marca de tiempo, proporcionando una línea de tiempo clara de las acciones realizadas.

Si tienes archivos para complementar tus notas y llamadas, estos pueden almacenarse en Capsule mientras registras la actividad arrastrándolos al área de archivos o utilizando el botón de Examinar. Lee más al respecto aquí.

Cómo enviar un correo electrónico a una lista de contactos vinculados a un proyecto

Si tienes una serie de contactos asociados a un Proyecto, es posible que quieras realizar actividades en masa para estos contactos. Por ejemplo, si estás utilizando un Proyecto para una campaña de marketing podrías enviar un correo electrónico a todos los contactos que han mostrado interés y están vinculados al Proyecto. O quizás te gustaría etiquetar a todos los contactos que están asociados al Proyecto para categorizarlos.

Para cualquier acción en masa, primero necesitarás ver los contactos en una lista. Para hacerlo haz clic en Open as List. Una vez presentados en una lista, puedes utilizar las opciones de la derecha para exportar los contactos, enviar un correo electrónico, añadir una nota o aplicar una etiqueta.

Cómo adjuntar archivos a proyectos

Dado que los Proyectos han sido diseñados como un área para gestionar el trabajo, es probable que vayas a adjuntar archivos a los mismos. Puedes adjuntar archivos a un Proyecto mediante:

1. Abrir el registro del Proyecto y hacer clic en la pestaña Archivos > Adjuntar.
2. Arrastra el archivo al área correspondiente o haz clic en el botón de Explorar para seleccionar un archivo al registrar una nueva actividad o al editar una existente en el Proyecto.

Estos archivos adjuntos se pueden encontrar en la pestaña de Archivos.

Cómo previsualizar un Proyecto

La Vista Previa del Proyecto te permite ver un resumen de cualquier Proyecto individual en tu lista de un vistazo. Esto es útil para mantenerte al día sobre su progreso (y realizar acciones rápidas), sin tener que salir de la página.

El panel de vista previa está disponible tanto en el Tablero de Proyecto como en las vistas de Lista. Para previsualizar un Proyecto:

1. Ve a la pestaña de Projects tab
2. Haz clic en cualquier mosaico de Proyecto (el espacio blanco) para verlo en el panel de vista previa

Esto mostrará un resumen del Proyecto, como su Nombre, Contacto Principal, Descripción, Tablero/Etapa, Fecha de Cierre Esperada y cualquier Etiqueta aplicada. También puedes ver la última actividad registrada en el Proyecto, así como la próxima Tarea próxima.

El panel de vista previa también cuenta con una serie de acciones rápidas disponibles para el Proyecto que está visualizando, con el fin de ahorrar tiempo. Esto incluye las opciones para:

• Registrar Actividad
• Añadir una nueva tarea
• Completa la siguiente tarea
• Copia la dirección de su Buzón de Entrega de Cápsulas
• Ábralo en una nueva pestaña

Vinculando proyectos con oportunidades

Ganar un acuerdo de ventas a menudo puede ser el inicio de un proyecto. Utilizar Proyectos te permite gestionar la siguiente etapa del proceso. Puedes vincular un Proyecto con una Oportunidad para conectar las actividades previas y posteriores a la venta.

Para hacer eso:

1. Haz clic en el menú Acciones junto al nombre del Proyecto
2. Seleccionar Oportunidad de Enlace
3. En el campo de búsqueda ingrese el nombre de la Oportunidad o el contacto principal para una Oportunidad
4. Una vez seleccionado, haga clic en Link.

Ahora al visualizar el Proyecto, los detalles de la Oportunidad vinculada se pueden encontrar en el lado izquierdo. Brindando a su equipo una visión completa del proyecto en el que están trabajando.

Es posible vincular varios Proyectos con una Oportunidad. Al examinar una Oportunidad, todos los Proyectos vinculados aparecerán listados bajo la pestaña de Proyectos.

Filtrando Proyectos

La vista de lista de Proyectos te permite filtrar solo la información que necesitas. De forma estándar, Capsule tiene una serie de listas de Proyectos que puedes utilizar. Se pueden encontrar en Proyectos > Listas Guardadas.

Tú decides cómo te gustaría usar esta lista. Por ejemplo, puedes querer exportar la lista o etiquetar todos los Proyectos en la lista.

Además de las listas estándar, es posible que desees crear tus propias listas personalizadas. Por ejemplo, filtrar por todos los Proyectos que tienen una etiqueta específica aplicada.

Puede guardar Listas Personalizadas seleccionando el botón Guardar Lista. Puede decidir si esta lista estará disponible solo para usted o para todos los usuarios de Capsule.

Esta lista se vuelve disponible en el desplegable de Listas Guardadas.

Exportando proyectos

Al exportar una lista de Proyectos, puede elegir exportarla como un archivo CSV o Excel. Tenga en cuenta que esto está disponible para Usuarios que tienen el permiso Permitido exportar registros a CSV o Excel marcado en sus Perfiles.

Para exportar una lista de Proyectos:

1. Navegar a Projects
2. Elige una lista existente o crea una nueva lista utilizando tus propios filtros
3. Seleccione el botón de Exportar en la parte superior derecha de la lista
4. En el lightbox que aparece, selecciona tu plantilla de columna y tipo de archivo:
   1. CSV- Los archivos CSV son útiles si buscas utilizar el archivo para hacer una combinación de correspondencia o si lo estás importando a otra herramienta.
   2. Excel - Los archivos de Excel son más adecuados si solo buscas ver, editar o compartir el archivo con otras personas.
5. Finalmente, seleccione Exportar