Enviar correos electrónicos y plantillas de correo electrónico

Además de almacenar tus correos electrónicos en Capsule, también puedes vincular tu propia cuenta de correo electrónico y empezar a enviar correos electrónicos a tus contactos directamente desde Capsule, lo que te ahorrará tener que cambiar a tu cliente de correo electrónico y hará que tu flujo de trabajo sea aún más fluido. Capsule admite actualmente el envío de correos electrónicos desde cuentas de Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 y Outlook.

Conectar tu buzón personal

Cada usuario de la cuenta debe conectar su propia cuenta de correo electrónico a Capsule. Para ello, hay que seguir estos pasos:

1. Ve a Mis Preferencias.
2. Haz clic en Mis conexiones de buzón.
3. Selecciona si deseas conectar una cuenta de Google o de Microsoft.
4. Sigue los pasos para seleccionar la cuenta de correo electrónico que deseas conectar y concede los permisos para permitir el envío de correos electrónicos a través de Capsule.
5. Algunas cuentas de Google, pueden mostrar una casilla de verificación para permitir que Capsule envíe correos electrónicos en tu nombre. Si se muestra, debes marcar esta casilla antes de hacer clic en Continuar para poder enviar correos electrónicos a través de Capsule.

Puedes conectar un buzón personal por usuario en tu cuenta a la vez. Los administradores pueden agregar conexiones de buzón compartido en “Configuración de la cuenta” para utilizarlas en toda la cuenta.

Enviar un correo electrónico

Una vez que tu cuenta de correo electrónico esté conectada, podrás enviar correos electrónicos directamente desde un registro de contacto. Para ello, abre el registro de contacto al que se refiere tu correo electrónico y haz clic en el botón Enviar correo electrónico situado en la parte superior de la sección de actividad. Se abrirá una nueva ventana de redacción.

La dirección en “De:” se establecerá automáticamente como la cuenta de correo electrónico a la que te conectaste. La dirección en “Para:” se completará automáticamente con la primera dirección de correo electrónico del registro del contacto. Si el contacto tiene más de una dirección de correo electrónico en su registro, puedes hacer clic en el menú desplegable de direcciones de correo electrónico del campo “Para:” y seleccionar una dirección de correo electrónico diferente.

Si quieres agregar más destinatarios a tu correo electrónico, haz clic en el enlace CC CCO situado a la derecha del campo Para: para alternar entre los campos CC y CCO. Haz clic en cualquiera de los dos campos y busca los contactos que quieras agregar. A continuación, haz clic en el contacto de los resultados de la búsqueda para agregarlo como destinatario. Cuando empieces a redactar el correo electrónico, los campos CC y CCO volverán a estar ocultos, pero puedes volver a activarlos utilizando la misma opción anterior o haciendo clic en la pastilla que aparece en el campo “Para”. Si quieres eliminar un contacto, solo tienes que hacer clic en la “x” que aparece junto a su dirección de correo electrónico.

Agrega tu Asunto y Mensaje y utiliza los botones de formato de la parte inferior del editor para agregar formato a tu mensaje.

Tus correos electrónicos enviados se guardarán como siempre en su respectiva carpeta de enviados de Gmail o Outlook, de modo que siempre podrás revisar lo que se ha enviado consultando directamente tus elementos enviados.

El número máximo de correos electrónicos que puedes enviar al día se basa en los límites establecidos por Google y Microsoft. Puedes obtener más información sobre los límites de envío de Google Workspace aquí y los límites de envío de Microsoft 365 aquí.

Enviar correos electrónicos desde oportunidades y proyectos

Además de poder enviar correos electrónicos desde registros de contactos, también puedes enviar correos electrónicos directamente desde registros de oportunidades y proyectos de la misma forma. Si envías un correo electrónico desde una oportunidad o proyecto, la dirección de correo electrónico predeterminada del campo “Para:” sería la primera dirección de correo electrónico disponible para el contacto principal de ese registro. Puedes cambiarla por cualquiera de las otras direcciones de correo electrónico del contacto principal haciendo clic en la dirección del campo “Para:” y seleccionando otra dirección.

Insertar campos

Puedes insertar campos en tus correos electrónicos que extraerán datos del registro en el que te encuentres y completarán tu correo electrónico. Puedes agregar campos en el asunto y en el mensaje. Para ello, solo tienes que colocar el cursor donde quieras que se agregue el campo y, a continuación, hacer clic en el menú Insertar campos situado en la parte inferior de la página y seleccionar el campo que quieras agregar. Verás una vista previa del texto que se agregará desde el perfil. Esto es útil para hacer que los correos electrónicos sean más personalizados y se puedan agregar detalles como el nombre de la organización.

Además de poder agregar campos pertenecientes al contacto, puedes agregar campos de remitente que extraen información de tu propio perfil de Capsule. Esto puede ser especialmente útil para los administradores a la hora de crear plantillas de correo electrónico, ya que la plantilla agregará la información relevante de cada remitente. Podría utilizarse como parte de la firma de correo electrónico de cada usuario, por ejemplo, agregando dinámicamente el nombre y el puesto del remitente.

Se pueden agregar campos a los correos electrónicos enviados desde los registros de contactos, oportunidades y proyectos. Los campos disponibles son los siguientes:

Campos de contacto

• Nombre
• Apellidos
• Nombre (nombre completo)
• Puesto
• Nombre de la organización

Campos del remitente

• Nombre del remitente
• Apellido del remitente
• Puesto del remitente
• Número de teléfono del remitente

Campos de oportunidad

• Nombre de la oportunidad
• Fecha de cierre prevista
• Fecha de cierre

Campos de proyecto

• Nombre del proyecto
• Fecha de cierre

Una vez que tu correo electrónico esté listo, puedes hacer clic en la opción Ver de la parte inferior derecha del editor para ver el aspecto que tendrá tu correo electrónico con los datos de todos los campos agregados.

Cuando consideres que el mensaje está listo, haz clic en Enviar y se enviará el correo electrónico.

Cómo utilizar el asistente de contenido de IA

Cuando envíes correos electrónicos, puedes utilizar el asistente de contenido de IA para que te ayude a redactar correos relevantes en cuestión de segundos, con solo un botón.

Dile a nuestro asistente sobre qué quieres escribir, selecciona el tipo de correo electrónico, su tono, y déjalo en sus manos. Generará contenidos que tus clientes querrán abrir.

Para utilizar el asistente de contenido de IA:

1. Haz clic en Enviar correo electrónico para un contacto, proyecto u oportunidad.
2. En la ventana de redacción, usa el icono del bolígrafo mágico de la esquina inferior derecha para iniciar el asistente de contenido de IA.
3. En este momento, la ventana de redacción cambiará de color y se te mostrarán una serie de menús desplegables y una indicación de texto.
4. Elige la longitud del correo electrónico y el tono (amistoso, profesional, etc.) que deseas utilizar y, a continuación, utiliza el área de texto para escribir lo que te gustaría que dijera el correo electrónico.
5. Haz clic en el botón Generar contenido y nuestro asistente de contenido de IA generará un correo electrónico basado en las opciones y el mensaje que hayas seleccionado.
6. En este punto, puedes modificar el contenido generado si lo deseas y, a continuación, utilizar el botón Insertar contenido para agregarlo a tu correo electrónico.

¿Cuáles son las cuotas del asistente de contenido de IA?

Hay un límite de veces que puedes generar contenido utilizando el asistente de contenido de IA, dependiendo del plan en el que estés:

Agregar firmas

Puedes crear una firma para cada cuenta de correo electrónico que conectes a Capsule para ahorrarte tener que agregarla manualmente cada vez. Para ello, ve a Mis preferencias > Mis conexiones de buzón y haz clic en Agregar firma en tu buzón conectado. En la ventana de redacción, crea tu firma de correo electrónico. Puedes pegar imágenes directamente en el editor y agregar formato utilizando las opciones de la parte inferior de la pantalla. Cuando consideres que la firma está lista, haz clic en Guardar.

Puede que ya tengas una firma de correo electrónico configurada en tu propio cliente o servicio de correo electrónico, en cuyo caso puedes copiarla y pegarla en Capsule en lugar de recrearla manualmente. Aquí tienes un ejemplo de cómo queda en Gmail.

Una vez que hayas creado una firma, se agregará automáticamente a todos los correos electrónicos que envíes desde esa cuenta de correo electrónico a través de Capsule. No verás la firma cuando redactes tu correo electrónico, pero puedes hacer clic en Previsualizar en el redactor para ver cómo quedará tu correo electrónico con la firma.

Eliminar firmas

Si quieres eliminar tu firma, puedes hacerlo yendo a Mis preferencias > Mis conexiones de buzón, hacer clic en Editar firma en tu buzón conectado para eliminar la firma del editor y, a continuación, hacer clic en Guardar.

Agregar firmas a buzones compartidos

Los administradores de la cuenta también pueden configurar firmas para los buzones compartidos. Para ello, ve a Configuración de la cuenta > Conexiones de buzón y haz clic en Agregar firma en el buzón correspondiente. De nuevo, aparecerá una ventana de composición en la que puedes crear tu firma. Las imágenes se pueden pegar directamente en el editor y puedes agregar formato utilizando las opciones de la parte inferior de la pantalla. Cuando consideres que la firma está lista, haz clic en Guardar y estará lista para utilizarse.

Cuando un usuario cambie de su propia cuenta de correo electrónico a un buzón compartido, la firma cambiará automáticamente en función de la cuenta de correo que esté utilizando.

Plantillas de correo electrónico

Las plantillas de correo electrónico solo están disponibles para las cuentas de pago.

Si envías correos similares a diferentes contactos con frecuencia, tienes la opción de crear plantillas para agilizar el proceso. Estas te permiten seleccionar rápidamente una plantilla de correo electrónico al ver un registro de contacto y extraer todos los campos relevantes de ese registro, haciendo que tu alcance sea rápido y personalizado.

Cada plan tiene su propio límite en la cantidad de plantillas de correo electrónico que puedes configurar:

Crear plantillas de correo electrónico

Solo los administradores pueden configurar plantillas. Para crear una plantilla de correo electrónico, ve a Configuración de la cuenta > Plantillas de correo electrónico y haz clic en el botón Agregar plantilla.

Ponle un nombre a la plantilla para ayudarte a identificar tus plantillas cuando las selecciones en el editor de correo electrónico. Elige un nombre que tenga sentido para todos los Usuarios de la cuenta. A continuación, solo tienes que agregar el asunto y el mensaje como en un correo electrónico individual, y agregar cualquier formato utilizando las opciones de formato de la parte inferior. Utiliza el botón Insertar campos para agregar campos a la plantilla.

Outlook y algunos otros clientes de correo electrónico utilizan la línea de asunto de los correos electrónicos para identificar a qué conversación pertenecen. Esto puede dar lugar a que se agrupen correos electrónicos con el mismo asunto, lo que hace que se almacenen en el contacto equivocado en Capsule. Si te encuentras con este problema, puedes resolverlo haciendo que tus líneas de asunto sean únicas, quizás agregando también el nombre del contacto como parte del asunto. Puedes hacerlo agregando un campo directamente a la línea de asunto de tu plantilla de correo electrónico, de modo que cada correo que envíes tenga un asunto único.

Utilizar plantillas de correo electrónico

Cuando abras la ventana de redacción de correo electrónico en un registro de contacto, verás el botón “Plantillas” en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo. Al hacer clic en él, aparecerá una lista de plantillas disponibles. Selecciona una plantilla para agregarla al editor. Los campos que hayas agregado a la plantilla se completarán con los datos del registro del contacto, lo que te permitirá enviar el mismo correo electrónico a distintos contactos pero personalizándolo cada vez.

Agregar conexiones de buzón compartido

Las conexiones de buzón compartido solo están disponibles para las cuentas de pago.

Si tu equipo envía correos electrónicos desde una dirección de correo compartida, como soporte@ o ventas@, puedes agregar esta cuenta de correo para permitir que todos los usuarios de Capsule puedan usarla. Como esto afecta a todos los usuarios, solo los administradores de la cuenta pueden configurarlo. Si eres administrador, puedes agregar un buzón compartido yendo a Configuración de la cuenta > Conexiones de buzón > Conexiones de buzón compartido y haciendo clic en la opción para agregar una cuenta de Google o de Outlook. A continuación, tendrás que acceder a la cuenta del buzón compartido para conceder permisos del mismo modo que cuando conectas un buzón individual. Una vez hecho esto, los usuarios de la cuenta podrán seleccionar esta dirección de correo electrónico en el campo “De:” de cualquier correo que envíen. Si no tienen un buzón conectado, los correos se enviarán desde el buzón compartido en forma predeterminada.

Cada plan tiene su propio límite en la cantidad de buzones compartidos que puedes configurar: