La integraciĆ³n con QuickBooks mantiene la informaciĆ³n de tus clientes sincronizada y te da un resumen instantĆ”neo de sus facturas y estimados sin necesidad de salir de Capsule.
Esta integraciĆ³n estĆ” disponible para los clientes de QuickBooks Online en EE.UU., Reino Unido, Australia y CanadĆ”.
ĀæQuĆ© hace la integraciĆ³n con QuickBooks?
Integrar Capsule con tu cuenta de QuickBooks Online sincronizarĆ” tus datos de cliente y vendedor, si asĆ lo decides.
Toda la informaciĆ³n de las facturas de QuickBooks Online se resume en Capsule, por ejemplo:
- Las fechas de vencimiento de los pagos
- Condiciones de pago
- Si se ha pagado una factura
- Las estimaciones e importes vencidos en el registro de contacto vinculado en Capsule.
- Los recibos de vendedor tambiƩn se mostrarƔn en el registro de contacto vinculado en Capsule.
Todos los detalles previos tambiĆ©n se muestran en el contacto de la aplicaciĆ³n mĆ³vil Capsule.
Una vez que la integraciĆ³n estĆ© configurada y funcionando, Capsule seguirĆ” actualizando a tus clientes de QuickBooks con todos los cambios que realices, por lo que debes tratar a Capsule como tu fuente de verdad: por ejemplo, si actualizas una direcciĆ³n en Capsule, QuickBooks tambiĆ©n se actualizarĆ” automĆ”ticamente.
Por Ćŗltimo, los nuevos contactos de Capsule tambiĆ©n se pueden agregar fĆ”cilmente a QuickBooks cuando estĆ©s listo para emitir una factura. Lee mĆ”s de esto aquĆ.
Configurar la integraciĆ³n con QuickBooks
PreparaciĆ³n antes de configurar la integraciĆ³n
QuickBooks Online tiene direcciones de facturaciĆ³n y envĆo. Estas etiquetas deben aplicarse como tipos de direcciĆ³n en Capsule. Si es posible, cuando el mismo contacto ya existe en Capsule y QuickBooks, verifica que las direcciones coincidan.
Como maestro, Capsule sobrescribirĆ” en Ćŗltima instancia las direcciones de facturaciĆ³n y envĆo de QuickBooks si son diferentes. En el momento de actualizar una direcciĆ³n de FacturaciĆ³n y/o EnvĆo de CĆ”psulas debe estar seguro de que coincide con la FacturaciĆ³n y EnvĆo de QuickBooks, o saber que es correcta para realizar este cambio.
Pasos para configurar la integraciĆ³n
- En Capsule, ve a ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesQuickBooks Online y haz clic en el botĆ³n para Configurar QuickBooks.
- Toma una decisiĆ³n acerca de cĆ³mo gestionar a los vendedores.
- Selecciona la opciĆ³n Activar la integraciĆ³n. Ahora se te pedirĆ” que inicies sesiĆ³n en QuickBooks para que Capsule tenga acceso a tu cuenta de QuickBooks. La integraciĆ³n ya estĆ” en funcionamiento.
Si estĆ” utilizando controles de acceso - No hay forma de que Capsule pueda asignar automĆ”ticamente un usuario o equipo a un nuevo registro de contacto cuando se crea a partir de un nuevo contacto de QuickBooks. Si utilizas roles y controles de acceso para asignar tus contactos a diferentes equipos en Capsule, tendrĆ”s que asegurarte de asignar los nuevos contactos creados en QuickBooks al equipo correcto en Capsule. Mientras tanto, todos los usuarios podrĆ”n ver este contacto. Puede obtener mĆ”s informaciĆ³n sobre cĆ³mo asignar los contactos a un equipo aquĆ.
Una sincronizaciĆ³n inicial de QuickBooks a Capsule, que combina el āNombre de usuarioā de QuickBooks con los contactos de Capsule y agregando cualquier contacto que aĆŗn no estĆ© en Capsule.
Gestionar vendedores
La informaciĆ³n de vendedor almacenada en QuickBooks puede ser confidencial; por ejemplo, pagos de directores o personal u otros vendedores desconocidos para tu(s) equipo(s). Durante la configuraciĆ³n, tĆŗ decides si tu informaciĆ³n de pago de vendedor se comparte en Capsule. En ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesQuickBooks Online.
-
Selecciona No importar vendedores de QuickBooks a Capsule si no se debe compartir informaciĆ³n de ningĆŗn vendedor.
-
Selecciona Importar vendedores de QuickBooks a Capsule si estĆ”s feliz de compartir la informaciĆ³n.
Si selecciona Importar proveedores de QuickBooks a Capsule se mostrarĆ” una casilla de verificaciĆ³n que le permitirĆ” seleccionar si desea que se incluyan las facturas de los proveedores.
SincronizaciĆ³n con QuickBooks
ĀæQuĆ© ocurre durante la primera sincronizaciĆ³n?
En la primera sincronizaciĆ³n, Capsule realiza una bĆŗsqueda de coincidencias potenciales entre los nombres de usuario de QuickBooks y los contactos de Capsule.
- Si el contacto aĆŗn no existe como tal en Capsule, el sistema lo crearĆ”.
- Aquellos con una coincidencia total se vincularƔn automƔticamente.
- Una coincidencia parcial darĆ” como resultado un vĆnculo entre los dos.
MƔs adelante, cuando actualice este contacto en Capsule, se le pedirƔ que decida si se trata de una coincidencia completa. Puede comprobar manualmente los detalles antes de formalizar el enlace o crear dos registros.
Para los contactos nuevos creados en Capsule desde QuickBooks:
- Si el registro de un cliente de QuickBooks tiene un nombre de la compaƱĆa que tambiĆ©n se detalla en el campo de āNombre de usuarioā, Capsule agregarĆ” al cliente como una OrganizaciĆ³n.
- Si un cliente de QuickBooks tiene un nombre o apellidos y estos se encuentran en el campo del Nombre de usuario, Capsule agregarĆ” al cliente como una Persona e incluirĆ” el nombre y apellidos.
Sincronizaciones posteriores
Hay sincronizaciones regulares cada hora entre Capsule y QuickBooks.
Cuando se agrega un nuevo contacto en QuickBooks, se llenarƔn los siguientes campos en Capsule:
- Nombre y apellidos
- Nombre de la empresa
- DirecciĆ³n(es) de correo electrĆ³nico
- DirecciĆ³n de facturaciĆ³n y envĆo
- Sitio web
- TelƩfono
- MĆ³vil y fax
Las direcciones de correo electrĆ³nico se tratan diferente en Capsule y QuickBooks. QuickBooks guarda varias direcciones de correo electrĆ³nico en el mismo campo, separĆ”ndolas con una coma. Todo esto se pasarĆ” a Capsule y se separarĆ” en campos individuales de direcciones de correo electrĆ³nico para facilitar el almacenamiento y la gestiĆ³n. Como software maestro, Capsule solo pasa la primera direcciĆ³n de correo electrĆ³nico guardada en el registro del contacto de regreso a QuickBooks. En adelante, el cliente de QuickBooks tendrĆ” una direcciĆ³n de correo electrĆ³nico, mientras que Capsule guarda todas sus direcciones de correo electrĆ³nico.
Las direcciones fĆsicas se manejan de la siguiente forma:
- Una direcciĆ³n de facturaciĆ³n en Capsule llenarĆ” la āDirecciĆ³n de facturaciĆ³nā en QuickBooks.
- Una direcciĆ³n de envĆo en Capsule llenarĆ” la āDirecciĆ³n de envĆoā en QuickBooks.
- Si Capsule no tiene tipos de direcciĆ³n de facturaciĆ³n y envĆo, la primera direcciĆ³n guardada en el contacto de Capsule se agregarĆ” al campo de direcciĆ³n de facturaciĆ³n en QuickBooks.
- Si hay una coincidencia parcial entre la informaciĆ³n de la direcciĆ³n, una advertencia te preguntarĆ” quĆ© quieres hacer. Revisa para asegurarte de no sobrescribir mĆ”s informaciĆ³n actualizada en QuickBooks antes de confirmar la coincidencia.
Exportar contactos de Capsule a QuickBooks
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna informaciĆ³n de QuickBooks y quieres este contacto en QuickBooks, simplemente haz clic en āExportar a QuickBooksā. Esto ahorra tener que agregar manualmente este contacto a QuickBooks para la facturaciĆ³n.
Cuando una persona estĆ” vinculada a una organizaciĆ³n en Capsule, se supone que quieres facturar a la organizaciĆ³n y no a la persona. Capsule exporta la organizaciĆ³n, y el registro de persona desde el que estĆ” exportando serĆ” tratado como la persona de contacto en QuickBooks. Los siguientes campos se llenan en QuickBooks:
- Nombre de la organizaciĆ³n (agregado al āNombre de usuarioā)
- Nombre de la persona (agregado en los campos de nombre y apellidos)
- Las direcciones de facturaciĆ³n y envĆo (o, si estas no existen, la direcciĆ³n principal de Capsule se exportarĆ” al campo de facturaciĆ³n de QuickBooks)
- DirecciĆ³n de correo electrĆ³nico
- TelƩfono [del trabajo]
Manejo de contactos con el mismo nombre
QuickBooks necesita un āNombre de usuarioā, el cual es Ćŗnico. Si exportas un registro de contacto individual (es decir, no vinculado con una organizaciĆ³n de Capsule) de Capsule a QuickBooks, el nombre de la persona no solo se incluirĆ” en los campos de nombre y apellidos de QuickBooks, sino que automĆ”ticamente se generarĆ” un āNombre de usuarioā al fusionar los campos de nombre y apellidos.
Capsule reconocerĆ” los duplicados al exportar un contacto a QuickBooks y recibirĆ”s un mensaje de advertencia para hacer que el nombre sea Ćŗnico de alguna manera.
Inicio de sesiĆ³n Ćŗnico (SSO) de Intuit
Activar el SSO de Intuit
Puedes elegir usar el Inicio de sesiĆ³n Ćŗnico (SSO) de QuickBooks para iniciar sesiĆ³n en Capsule siempre y cuando no se estĆ© usando ya una opciĆ³n alternativa de SSO, como SSO de Google.
Para configurarlo:
- En Capsule, dirĆgete a Mis preferenciasPreferenciasConectar a QuickBooks.
- Sigue los pasos para terminar el vĆnculo en QuickBooks.
La opciĆ³n de Iniciar sesiĆ³n con Intuit ahora se mostrarĆ” en las pĆ”ginas de inicio de sesiĆ³n de todos tus usuarios. Los demĆ”s usuarios deberĆ”n seguir los mismos pasos para que funcione.
Iniciar sesiĆ³n con SSO
DespuĆ©s de configurar la integraciĆ³n con el SSO de Intuit, es posible usar este vĆnculo para iniciar sesiĆ³n en Capsule rĆ”pidamente.
TambiĆ©n puedes iniciar sesiĆ³n a travĆ©s de Intuit Marketplace.
En cualquier momento puedes desactivar la funciĆ³n del SSO de Intuit en Mis preferencias. Si quieres usar un proveedor de SSO diferente o simplemente cancelar el SSO para todos, los administradores de la cuenta pueden desactivarlo para cada usuario en Capsule en ConfiguraciĆ³n de la cuenta Usuarios.
Al desvincular QuickBooks de Capsule tambiƩn se desactivarƔ inmediatamente Intuit SSO para todos los usuarios de la cuenta.
Eliminar contactos y gestionar duplicados con QuickBooks
Puede haber duplicados incluso con las reglas vigentes de coincidencia total y coincidencia parcial para reducir las posibilidades de que suceda. Si se crea un duplicado, puedes fusionarlos siguiendo estos pasos. Los contactos deben fusionarse para que tengan el mismo nombre que en QuickBooks; de no ser asĆ, QuickBooks seguirĆ” enviando al ānuevoā contacto a Capsule.
La eliminaciĆ³n de un contacto tiene que ocurrir tanto en QuickBooks como en Capsule, en ese orden. Eliminar un contacto en Capsule primero, sin eliminar el contacto en QuickBooks, harĆ” que el contacto se agregue de nuevo a Capsule la prĆ³xima vez que se realice la sincronizaciĆ³n.
Utilizar QuickBooks en negocios B2B comparado con los B2C
Al lidiar con personas para la integraciĆ³n con QuickBooks, separamos a los contactos en contactos B2C (personas no asociadas con una organizaciĆ³n) y contactos B2B (personas asociadas con una organizaciĆ³n).
Al exportar un contacto B2C a QuickBooks, los detalles de la persona se exportan al sistema de contabilidad. Estamos esperando que se expidan las facturas a esta persona. Al exportar un contacto B2B, solo exportamos los datos de la organizaciĆ³n. Hacemos esto porque en una relaciĆ³n B2B, las facturas casi siempre se emiten a una organizaciĆ³n en lugar de una persona.
Cuando utilizas la opciĆ³n de Exportar a QuickBooks en el registro de contacto de una persona, el nombre y apellidos de la persona se utilizan en el campo āPersona de contactoā en QuickBooks y todos los demĆ”s detalles agregados a QuickBooks serĆ”n de la organizaciĆ³n.
CĆ³mo desactivar la integraciĆ³n con QuickBooks
Para desconectar la integraciĆ³n con QuickBooks:
- En Capsule, ve a ConfiguraciĆ³n de la cuentaIntegracionesQuickBooks Online y haz clic en el botĆ³n para Configurar.
- Haz clic en Desactivar la integraciĆ³n y confirma.
Una vez desactivada la integraciĆ³n, el historial de facturas y los vĆnculos a QuickBooks dejarĆ”n de mostrarse, pero los contactos creados por la integraciĆ³n permanecerĆ”n en Capsule.