¿Qué hace la integración con Google Calendar?
Conectar Google Calendar con Capsule te permite ver claramente y en un solo lugar la agenda de eventos próximos y pasados de tus contactos.
Una vez conectado, los detalles de tus eventos de Google Calendar se mostrarán en el calendario y en los registros de contacto de los asistentes, incluidos:
- Próximos eventos programados
- Eventos pasados
- Descripción del evento
- Enlace directo para unirse a llamadas de Google Meet
- Detalles de otros asistentes al evento y una opción para añadirlos como nuevos contactos en Capsule
Puedes ver los eventos de hoy en el recuadro de Google de la página de inicio. Allí se mostrarán todos los eventos de ese día, tanto los próximos como los pasados.
Si quieres ver todos tus eventos de Google, puedes hacerlo desde la vista Calendario. También puedes ver tus eventos de Google y las tareas de Capsule en paralelo.
Ve al Calendario y cambia el filtro de tipo de evento a Mis tareas y eventos para tener una visión completa de tu día, todo en un solo lugar.
Ten en cuenta que solo es posible conectar o bien un calendario de Google o bien un calendario de Outlook a tu cuenta de Capsule, pero no ambos al mismo tiempo. Esta configuración se aplica a toda la cuenta, por lo que, si un usuario conecta Google Calendar, ningún usuario podrá conectar Outlook Calendar, y viceversa.
Cómo configurar la integración con Google Calendar
Para ver tus eventos de Google Calendar en Capsule:
1. Ve a Mis preferencias > Calendario y fuentes
2. Haz clic en el botón Conectar con Google Calendar.
3. Selecciona Conectar con Google Calendar en el Paso 1. Aparecerá la página de inicio de sesión de Google; introduce tus credenciales de Google.
4. Se te redirigirá de nuevo a tu cuenta de Capsule, donde verás una lista de tus calendarios para elegir en el Paso 2. Usa el menú desplegable de este paso para seleccionar el calendario específico que quieres que se muestre en Capsule.
5. Confirma el calendario que has elegido y selecciona Activar la sincronización del calendario.
6. Capsule sincronizará ahora tus eventos; esto puede tardar un par de minutos, dependiendo de la cantidad de eventos.
Una vez completada la sincronización, tanto tú como los demás usuarios de tu cuenta de Capsule podrán ver los eventos del calendario seleccionado. Ten en cuenta que todos los eventos pueden tardar unos minutos en aparecer, ya que se muestran de forma gradual.
Cada usuario de Capsule deberá completar los pasos anteriores para poder ver sus propios eventos en Capsule. A medida que más usuarios conecten su Calendario de Google, obtendrás una visión más amplia de todos los eventos relacionados con un contacto que tienen lugar dentro de tu organización.
Cómo ver los eventos de Google Calendar en Capsule
Una vez que hayas conectado un calendario de Google, al consultar un contacto verás en la barra lateral los eventos de Google próximos y pasados de tus contactos de Capsule. Cuando la tarjeta del calendario de Google esté contraída, verás una vista previa de tu próximo evento o de hasta tres eventos de hoy. Haz clic en Ver más eventos para ampliar la tarjeta y mostrar los próximos eventos, tanto puntuales como recurrentes.
Simplemente pasa el cursor sobre un evento para ver todos sus detalles, incluidos la hora, la descripción y los asistentes.
Los próximos eventos se mostrarán con hasta dos años de antelación, comenzando por el primer evento próximo. Los eventos pasados se remontarán hasta octubre de 2020.
Al seleccionar un evento próximo o pasado, verás la opción de Registrar actividad. Podrás llevar un registro de todo el trabajo realizado con un contacto durante la reunión y de los resultados de esta.
También puedes unirte a reuniones de Google Meet directamente desde el evento que se muestra en Capsule. Para ello, haz clic en el botón «Unirse a la reunión».
Cómo ver eventos de Google en tu calendario de Capsule
Después de conectar tu calendario de Google, tus eventos de Google aparecerán en la vista Calendario de Capsule. Esto incluye todos los eventos de los calendarios de Google que hayas conectado.
Para ver estos eventos, ve a Calendario en el menú superior y cambia el filtro de tipo de evento a Mis eventos. Esto mostrará los eventos de tu calendario de Capsule y de los calendarios de Google conectados.
Aspectos a tener en cuenta:
- Puedes ver los eventos de Google en Capsule, pero no editarlos. Para hacer cambios, tendrás que actualizar el evento en Google.
- Tus eventos de Google solo son visibles para ti en la vista de calendario de Capsule.
- Otros usuarios aún pueden ver tus eventos de Google en los registros de contactos.
- Puedes unirte a reuniones de Google Meet directamente desde la vista de Calendario, haciendo clic en el botón Unirse a la reunión.
- Puedes ver tus eventos de Google junto con tus tareas de Capsule cambiando el filtro de tipo de evento a Mis tareas y eventos
¿Dónde se mostrarán los eventos de Google?
Los eventos de Google Calendar se mostrarán en la barra lateral de cualquier contacto de Capsule asociado al evento. Capsule vincula los eventos de Google Calendar con tus contactos mediante su dirección de correo electrónico. Si la dirección de correo electrónico de uno de los asistentes al evento coincide con la de un contacto de Capsule, los eventos se añadirán al registro del contacto en la barra lateral. Si ese contacto pertenece a una organización, el evento también aparecerá en la barra lateral de la organización.
Los eventos programados para una organización solo se muestran en los registros vinculados de la organización y del usuario en Capsule.
Cómo se muestran los tipos de eventos de Google Calendar en Capsule
Eventos recurrentes - Puedes identificar los eventos recurrentes en la barra lateral por el icono de repetición. Se mostrarán hasta dos años de eventos recurrentes.
Eventos privados - Los eventos privados se resaltan mediante el icono del candado. Solo los usuarios con acceso al contacto que se hayan añadido como asistentes a un evento privado en Outlook y tengan su calendario conectado verán dicho evento en el registro del contacto.
- Eventos de todo el día: Los eventos de todo el día se incluyen en la sección de eventos del contacto y se indican mediante una línea blanca, en lugar de una azul, a la izquierda del evento.
Editar o eliminar eventos de Google
Si necesitas hacer cambios en tus eventos, como añadir asistentes o modificar la hora de inicio, tendrás que seguir editándolos en Google. La integración detectará los nuevos cambios y los transferirá a Capsule, donde se actualizarán y aparecerán en el registro del contacto.
Registro de actividad con la integración de Google
Registrar los detalles de tus eventos de Google en Capsule es muy sencillo. Al pasar el cursor sobre un evento, verás la opción Registrar actividad. De forma predeterminada, el evento se registrará en Capsule con el tipo de actividad Reunión (puedes cambiarlo por el tipo de actividad que prefieras).
Al registrar un evento, verás que todos los detalles se introducen automáticamente, incluidos la fecha, la hora y la descripción del evento. A partir de ahí, puedes añadir tus propias notas de la reunión, lo que te permitirá a ti y a tu equipo disponer de un registro claro de todo lo que ocurrió durante la reunión.
Informes sobre tus eventos registrados
Si has registrado una actividad para tu evento de Google, esta se incluirá en los informes de actividad de Capsule. Todos los eventos que registres en Capsule se registrarán a tu nombre como una reunión en los informes de actividad, a menos que se haya seleccionado otro tipo de actividad.
La fecha del evento de Capsule que aparecerá en los informes se basará en la fecha en que se registró la actividad, no en la fecha en que tuvo lugar el evento.
Página de configuración de la cuenta
Los administradores de la cuenta podrán ver la página de integración con Google Calendar desde la página de Configuración de la cuenta. Esta sección muestra qué usuarios han conectado un calendario a Capsule. También indica a qué calendario están conectados actualmente y cuándo se conectaron por última vez. Si un usuario tiene problemas con su calendario, los administradores podrán desconectarlo manualmente para que pueda volver a conectarlo.
