La integración con Crunch te permite mantener sincronizados a tus clientes y consultar al instante qué facturas tienes asociadas a un contacto sin salir de su ficha en Capsule. Además, hace que sea muy sencillo añadir nuevos contactos de Capsule a Crunch cuando quieras empezar a facturarles.
Actualmente, la integración con Crunch solo está disponible para los usuarios residentes en el Reino Unido.
¿Qué hace la integración con Crunch?
Al integrar Capsule con Crunch, todos tus contactos de Crunch se añadirán automáticamente a tu cuenta de Capsule.
Toda la información de las facturas de Crunch se resume en Capsule, incluidos:
- Fechas de vencimiento de los pagos,
- Si se ha pagado una factura
- Importes vencidos y presupuestos en el registro de contacto vinculado en Capsule.
Una vez que la integración esté configurada y funcionando, Capsule seguirá actualizando Crunch con cualquier cambio que realices en tus registros de contactos, por lo que siempre debes considerar Capsule como tu fuente de referencia; por ejemplo, si actualizas una dirección en Capsule, el contacto correspondiente en Crunch también se actualizará automáticamente.
Por último, también puedes añadir fácilmente nuevos contactos de Capsule a Crunch cuando estés listo para emitir una factura.
Al hacer clic en Añadir factura desde un contacto, se te redirigirá a Crunch. Los datos del contacto no se rellenarán automáticamente, por lo que tendrás que buscar y seleccionar al cliente manualmente.
Cómo configurar la integración con Crunch
Si aún no tienes una, regístrate aquí para obtener una cuenta de Crunch.
- En Capsule, ve a Configuración de la cuentaIntegracionesCrujido y haz clic en el botón para Configurar Crunch.
- Elige la opción para Activar la integración. Se te preguntará cómo quieres gestionar la información de los proveedores. Si utilizas equipos en Capsule para controlar el acceso a la información de contacto, puedes seleccionar un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Crunch.
- Haz clic en Conectar con Crunch para dar a Capsule acceso a tu cuenta de Crunch. La integración ya está en funcionamiento.
Se realiza una sincronización inicial de Crunch a Capsule, vinculando los contactos existentes en Capsule con sus contactos correspondientes en Crunch y añadiendo los contactos que aún no existan en Capsule.
Si tienes un plan con funciones de control de acceso - Puedes establecer un equipo predeterminado al que se añadirán todos los contactos de Crunch durante la configuración de la integración. Para cambiar el equipo predeterminado, tendrás que desactivar y volver a activar la integración de Crunch. Los usuarios con acceso al equipo predeterminado pueden mover los contactos a otro equipo. Puedes obtener más información sobre cómo asignar contactos a equipos aquí.
¿Qué ocurre durante la sincronización de Crunch?
Si creas un nuevo cliente en Crunch sin añadirlo primero a Capsule, se importará a Capsule durante la siguiente sincronización programada, que se ejecuta aproximadamente cada dos horas. También puedes iniciar una actualización en cualquier momento seleccionando «Sincronizar ahora» en la página de configuración de Crunch (Configuración de la cuenta > Integraciones).
Exportar contactos de Capsule a Crunch
Si tienes un contacto en Capsule que no muestra ninguna información de Crunch y quieres añadirlo a Crunch, simplemente haz clic en «Exportar a Crunch». Así te ahorrarás tener que añadir manualmente este contacto a Crunch para facturarlo.
Cuando una persona está vinculada a una organización en Capsule, se entiende que desea facturar a la organización, no a la persona. Todos los contactos de Capsule (tanto personas como organizaciones) se exportarán a Crunch como organizaciones. Los siguientes campos de Crunch se rellenan con datos de Capsule:
- Nombre de la organización
- Primera dirección de correo electrónico
- Primera dirección
Crunch requiere que cada cliente tenga una dirección con una línea 1 y una línea 2. Recomendamos añadir las direcciones completas en Capsule al crear contactos para mantener la precisión de los datos en ambas plataformas.
Los números de teléfono no se sincronizan entre las plataformas.
Eliminar y gestionar duplicados con Crunch
Pueden producirse duplicados debido a la integración. Si hay una ligera diferencia en la ortografía del nombre de un contacto entre Capsule y Crunch, la sincronización tratará al cliente de Crunch como nuevo y creará un contacto duplicado en Capsule. Si se crean duplicados por accidente, puedes fusionarlos siguiendo los pasos que se indican aquí. Deben fusionarse usando exactamente el mismo nombre que figura en Crunch; de lo contrario, Crunch seguirá enviando el contacto «nuevo» a Capsule.
La eliminación de un contacto debe realizarse tanto en Crunch como en Capsule, en ese orden. Si se elimina primero un contacto en Capsule sin eliminarlo en Crunch, el contacto volverá a añadirse a Capsule la próxima vez que se realice la sincronización. Por este motivo, es importante eliminar primero el contacto en Crunch y después en Capsule.
Uso de Crunch como empresa B2B frente a B2C
Crunch solo admite registros de empresas u organizaciones; no almacena los contactos como personas individuales.
Por esto:
- Todos los contactos exportados de Capsule a Crunch se crearán como organizaciones.
- Todos los contactos importados de Crunch a Capsule aparecerán como organizaciones.
Esto garantiza que las facturas de Crunch estén siempre vinculadas a una organización, independientemente de si el contacto original en Capsule era una empresa (B2B) o un particular (B2C).
Cómo deshabilitar la integración con Crunch
Para desconectar la integración con Crunch:
- En Capsule, ve a Configuración de la cuentaIntegracionesCrujido y haz clic en el botón para Configurar Crunch.
- Haz clic en Deshabilitar integración y confirma.
Una vez desactivada la integración, dejarán de mostrarse el historial de facturas y los enlaces a Crunch, pero los contactos creados por la integración permanecerán en Capsule.